Cuando un empleado se encuentra en situación de incapacidad temporal, nos llegan muchas dudas a nuestra gestoría experta en temas laborales sobre quién asume los costes, cuánto paga la empresa y durante cuánto tiempo. Las bajas laborales no solo afectan a la persona trabajadora, sino también a la empresa, que debe cumplir una serie de obligaciones legales y administrativas mientras el empleado no puede desempeñar su puesto.
Según datos del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, en 2024 se registraron más de 6 millones de procesos de incapacidad temporal en España, con una duración media de 36 días. Esto representa un impacto económico significativo tanto para el sistema de Seguridad Social como para las empresas, que deben asumir parte del coste durante los primeros días y gestionar correctamente las comunicaciones con la mutua o el INSS.
¿Quién asume el coste de una baja laboral?
Cuando un trabajador causa baja, el pago de la prestación se reparte entre la empresa, la Seguridad Social y, en algunos casos, la mutua colaboradora. El responsable del abono depende del tipo de contingencia (común o profesional) y del momento en el que se encuentre la baja.
Diferencias entre contingencias comunes y profesionales
Las contingencias comunes se refieren a enfermedades o accidentes que no tienen relación directa con el trabajo (por ejemplo, una gripe o una lesión deportiva). En cambio, las contingencias profesionales abarcan los accidentes laborales y las enfermedades derivadas directamente de la actividad profesional. Esta distinción es clave, ya que determina quién paga la prestación y desde qué día.
Reparto del coste entre empresa, Seguridad Social y mutua
En general, durante los primeros días de la baja, la empresa asume el pago del salario, mientras que, a partir de cierto punto, la Seguridad Social o la mutua se hacen cargo del subsidio. En las contingencias comunes, la empresa paga los días 4 al 15, mientras que en las profesionales, la mutua abona desde el primer día, aunque la empresa adelanta el pago y luego lo compensa.
Coste para la empresa en los distintos tipos de baja
El coste real para la empresa depende del tipo de baja y del número de días de incapacidad. No todas las situaciones generan el mismo gasto, y las diferencias pueden ser notables.
Baja por enfermedad común o accidente no laboral
En este tipo de baja, los tres primeros días no se pagan, a menos que el convenio colectivo disponga lo contrario. Del día 4 al 15, el pago corre a cargo de la empresa, y del día 16 en adelante, lo asume la Seguridad Social. Sin embargo, la empresa sigue siendo la encargada de abonar el salario al trabajador y posteriormente descontar lo correspondiente en los seguros sociales.
Baja por accidente de trabajo o enfermedad profesional
Aquí la mutua colaboradora cubre el pago desde el primer día de la baja, aunque es la empresa quien adelanta el dinero al trabajador y lo recupera después. En este caso, el porcentaje del salario cubierto es más alto, dado que se entiende que la causa está relacionada directamente con la actividad laboral.
Días que paga la empresa y desde cuándo
De forma general, la empresa solo soporta el coste directo de los días del 4 al 15 en las bajas por enfermedad común. A partir de ahí, aunque la Seguridad Social o la mutua asumen el pago, la empresa mantiene la obligación de gestionar las cotizaciones y la relación administrativa con los organismos públicos.
¿Cómo calcular lo que paga la empresa durante una baja?
El cálculo del coste requiere conocer la base reguladora del trabajador y los porcentajes aplicables según la duración de la baja.
Base reguladora del trabajador
La base reguladora se obtiene dividiendo la base de cotización por contingencias comunes del mes anterior entre los días cotizados. Este valor servirá para calcular tanto la parte del salario que paga la empresa como el subsidio que abona la Seguridad Social o la mutua.
Porcentajes según los días de baja
En una baja por enfermedad común, la empresa paga el 60% de la base reguladora del día 4 al 15, mientras que la Seguridad Social abona el 60% del día 16 al 20 y el 75% a partir del día 21. En las bajas por contingencias profesionales, se percibe directamente el 75% de la base reguladora desde el primer día.
Otras obligaciones de la empresa durante la baja
Además, la empresa tiene que hacer frente a otras obligaciones mientras su empleado está de baja.
Cotización a la Seguridad Social
Durante la baja, la empresa sigue cotizando por el trabajador, aunque el empleado no acuda a su puesto. Esto garantiza que continúe acumulando derechos laborales, como antigüedad o cotización para futuras prestaciones.
Comunicación de la baja y seguimiento
La empresa debe comunicar el parte de baja al sistema RED de la Seguridad Social en un plazo máximo de tres días hábiles desde su recepción. Asimismo, puede solicitar partes de confirmación semanales y realizar un seguimiento prudente de la situación del trabajador.
Gestión ante la mutua o el INSS
Dependiendo del tipo de contingencia, la empresa debe tramitar la documentación ante la mutua colaboradora o el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS). Un error en la gestión puede derivar en sanciones o en la pérdida del derecho a compensación.
Asesoramiento laboral para gestionar bajas laborales con Adora
En Adora Mediación y Asesoramiento ayudamos a las empresas a gestionar correctamente las bajas laborales, asegurando el cumplimiento de los plazos, la correcta comunicación con la Seguridad Social o la mutua y la optimización de los costes empresariales. Nuestro equipo de asesores laborales revisa cada caso de forma personalizada, evitando incidencias y garantizando la tranquilidad tanto del empresario como del trabajador.
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